相手に伝える内容が正確に書かれている文書—、ビジネスのさまざまな現場では、それだけでは済まない場合も数多く発生します。
納得、承諾してもらうためには、相手の感情を動かす文書も必要になります。
それが、依頼書、お詫び状、断り状等の文書です。
受け取った相手の心をいかに動かすか、文書作成のために重要なことを挙げてみます。

依頼書　相手を動かす「礼」のコトバ
依頼内容を正確に伝えるとともに、受け取った相手に「この依頼を受けたい」と思ってもらえるよう、書面での礼を尽くしましょう。
仕事の依頼、取引条件の変更依頼、紹介の依頼など、相手に動いてもらわなければならないことを頼むのですから、文頭から文末まで、丁重な姿勢を保つことが大切です。
依頼により、当方の利益だけでなく相手にも利益がある場合は、具体的な条件をさりげなく明記しておきます。
そして相手が考えるための十分な時間をとります。
「即、回答を」と急かさないことが重要です。
依頼書が届くタイミングをみはからい、電話や訪問を行うとよいでしょう。

お詫び状・断り状　納得してもらうためにどうするのか
ミスや事故の原因、責任の所在が明らかになるよう書きましょう。
相手方に誠意を感じてもらえる文であることが重要です。
本来であれば、お詫びは直接相手に会ってするべきものです。
原因がわからない場合でも、まず書面でお詫びの気持ちを表し、その後必ず訪問して謝罪します。
訪問できない場合は、原因・理由を明記し、現時点で可能な対処法を示すことが大切です。
文の末尾では、必ず「繰り返さない」という反省の文を入れ、積極的な善後策をとっていること、今後も取引や付き合いを続けてもらえるようお願いをします。

※書き方サンプル

STEP4で必要な書式

• ・ 依頼書
• ・ お詫び状
• ・ 断り状