業務文書
業務文書は、社外との仕事を円滑に進めるためのものです。
案内状や紹介状、依頼書、通知書など目的によってさまざまな種類があります。どの文書の場合も大切なことは以下の5つです。

1　情報は正確に伝える
2　わかりやすく、書式に従ってまとめる
3　文は短く、簡潔にする
4　情報量が多い場合、その内容を資料として添付する
5　ビジネス文に適した語句、敬語、言い回しを上手に使う

会社から社外へ情報を伝える場合は、自社の情報を相手先に正確に伝えることが最も重要です。
そして2〜5に挙げた項目は、正確に伝えるための手段・方法です。
内容が間違っていなくても、書式にのっとっていなかったり、だらだら書かれていたり、適切でない語句が使用されていれば、業務文書として失格です。
仕事に密接に関わる文書だけに、間違いのない文書作成をこころがけましょう。

社交文書
挨拶状や招待状、お見舞い状やお祝い状など、社交文書は取引先との付き合いをスムーズに行うために欠かせないものです。
相手先に失礼にならないよう、儀礼形式に従って書きましょう。

1　取引に直接関係はないが、信頼関係を維持するため不可欠
2　定型化された書式に従い、正しい敬語や語句を使う
3　タイミングを見て出す
4　相手を思いやる気持ちを忘れずに

お祝いやお礼、お見舞いやお悔やみについては、定型化された書式と語句があります。
不備があれば、発信した本人にとどまらず会社全体に傷がつく可能性もあります。
しかし、相手を思いやる誠実な気持ちが伝わる文書を、タイミングを逃さず出すことができれば、社外との信頼関係はグンと良くなります。

では、以降のＳＴＥＰ3〜5で、それぞれの文書の具体的な書き方を見ていきましょう。

STEP2で必要な書式

• ・ 案内状
• ・ 紹介状
• ・ 依頼書
• ・ 通知書
• ・ 挨拶状
• ・ 招待状
• ・ お見舞い状
• ・ お祝い状