あなたを導く～達人の視点～
多くの会社で口約束によるトラブルが後を絶ちません。営業で売上を上げるだけではせっかく稼いだ利益を守ることができません。取引の基本中の基本、請求書、受領書、納品書などの取引に使える書式からトラブルを未然に防ぐために役立つ書式を紹介します。
日々の仕事の中で書類の作成は面倒と思う方も多いようですが、一度トラブルになってしまうと担当者の時間、相手との関係、弁護士費用や訴訟費用、さらには税金など膨大なコストがかかります。しかも、裁判所の中では証拠がものをいいますので、いかにこちらが正しくても裁判官に示す証拠がなければ泣き寝入りです。ちょっとしたことでも書類を残す癖をつければ驚くほど会社のお金を守ることができます。
さらに、これらの基本書類を活用すれば、守りだけでなく相手との交渉の材料にする事も可能です。書面は証拠の王様といわれますので面倒だからと避ける対象から、攻めのための武器にしましょう。
トラブルを未然に防ぐために役立つ取引に関する書式１０
活用のツボ
・期限や条件を明確に記載し、トラブルを未然に防いでください。
・備考欄には、その他の取引条件を記載してください。
・有利な条件を勝ち取る交渉を進めましょう。
活用のツボ
・事前にもらった見積書番号を特定し、発注トラブルを回避してください。
・見積書の内容や条件を同じように記載し、明確にしてください。
活用のツボ
・見積条件をそのまま受け取る必要はありません。
・こちらの言い分を記載して、交渉を重ねてみましょう。
・積極的な条件交渉に使用してください。
活用のツボ
・電話での受発注はミスやトラブルが多発しますので、気をつけましょう。
・きちんと書面を作成して確認する習慣を付けてください。
・見積書や発注書にも、同じように条件を記載してください。
活用のツボ
・締め日や支払期日の変更は、キャッシュフローの改善に役立ちます。
・きちんと事前に交渉して、書面で確認しましょう。
・キャッシュフローの改善は、資金調達と同様の効果が見込めます。
活用のツボ
・相手方が商品を受け取ったことを立証するための書類です。
・トラブルになった場合に必ず役立ちますので、必ず書面にしてください。
・相手が商品を受領していないと主張した場合、証拠がないと立証は大変です。
活用のツボ
・値引きを記載できる請求書です。各種条件を明確にして請求します。
・これまでの交渉の結果はきちんと記載してください。
・気持ちよく支払ってもらうための書類です。仕上げですから間違いのないように。
活用のツボ
・入金がない場合に督促する書式です。
・仕事は入金が完了するまで完了しませんので、最後まで気を抜かないように。
・入金を忘れている場合があるので、期限が経過したらすぐに督促しましょう。
活用のツボ
・一時的な支払い遅延について協力をお願いするための書面です。
・債務不履行による解約や損害賠償を防ぐためにも重要な書類です。
・支払が間に合わない場合は必ず事前に承諾を取りましょう。
活用のツボ
・書類は会社を守るためだけのものではありません。
・御社に満足している顧客があれば、必ず紹介をお願いしましょう。
・ほとんどコストがかからないので活用してみてください。
