目標達成に有効な月報とは？月報の書き方を徹底解説！

仕事やアルバイトの業務のなかで、1ヶ月の業務が終わると月報の提出をお願いされることがあります。目標や行動指針を示すための月報ですが、慣れていないと「何を書いてよいのかわからない」と悩んでしまう方もいるでしょう。この記事では、目標達成のために有効な月報の書き方やポイントについて、テンプレートとともにご紹介します。

月報とは

月報とは、業務の進捗状況や目標達成率といった実績や成果を、月単位で報告するための書類です。個人で作成・提出する場合と、チーム単位、部署単位で作成・提出する場合があります。

月報を書く目的

日報や月報を書く目的は大きく分けて4つあります。

業務の「見える化」

1つ目は、業務の『見える化』をするためです。月報を書くことにより、業務の進捗状況や成果などが可視化されます。すると現状を客観的に見直せるようになるので、今の課題や反省点などが把握しやすくなるでしょう。

上司への報告

2つ目は、上司への報告のためです。上司には上司の仕事があるため、部下の業務内容を1から10まで把握することはできません。

月報があれば、指示した業務が予定通りに進められているか、問題が起きていないかなどが一目でわかります。目標に対してどれくらい成果が出せているのかもわかるので、マネジメントや人事評価をするときの判断材料として使われることもあります。

業務改善

3つ目は、業務改善を進めるためです。月報に課題や問題点を書き出しておけば、部署やチーム内で共有できます。そうして全員で課題や問題点に取り組めば、良い改善策が出てくるかもしれません。

今対応中の業務内容や進捗状況も共有できるので、お互いに連携して助け合うこともできるようになるでしょう。

目標・計画の振り返りと策定

4つ目は、目標・計画の振り返りと策定をするためです。月報によって目標達成率を見直せば、何が足りなかったのか、そもそも計画に無理はなかったかといったことが振り返れます。そうして問題を洗い出せば、来月の目標や計画の策定がしやすくなるでしょう。

≫日報・月報の書式テンプレート

月報の書き方

月報の書き方に決まりはありませんが、以下のような項目を記載するのが一般的です。これらの項目を記載しておけば、必要な情報が伝わるでしょう。

題名：「〇年〇月度業務月報」
作成者の所属と氏名：「〇〇課　〇〇　〇〇」
今月の目標・計画：その月の目標・計画を記載
今月の業務内容：その月対応した主な業務内容を記載
実績と成果：目標・計画に対する成果や進捗、目標達成率などを記載
所感：業務に対する気づきや意見、課題や問題点などを記載
来月の目標・計画：来月の目標・計画を記載

テンプレートを活用すると、記載漏れもなく効率的に月報が作成できます。

テンプレートはチームで統一するのが基本

月報のテンプレートは基本的にチームで統一しましょう。テンプレートを統一することで、月報の構成や情報の項目が統一されます。情報がまとまることでより読みやすくなり、報告作業の時間や手間も軽減できるでしょう。また、チームメンバー間での報告内容の比較や分析が行いやすくなります。

一方で、特定のチームやプロジェクトによっては、個別の要件やニーズに合わせてカスタマイズされたテンプレートが必要な場合もあります。したがって、基本的にはチームで共通のテンプレートを作成し、必要に応じて個別の項目やカスタマイズを追加するのがよいでしょう。

月報を書く時のポイント

何となくで月報を作成していると、ただの感想文になったり必要な情報が伝わらなかったりと、意味のないものになりがちです。業務に役立つ月報にするためにも、月報を書く時のポイントを知っておきましょう。

具体的な目標を記載する

月報には来月の目標を記載しますが、目標が抽象的だと何をもって目標を達成したとするのかがわからなくなります。「新規取引先を5店舗獲得する」など、目標を定量的なものに設定することが大切です。

定量的な目標は、数値によって具体的な成果物や指標を定めるものです。たとえば、売上高の増加率や収益の目標、プロジェクトの進捗率や納期、顧客満足度の数値目標などが該当します。定量的な目標は、明確な数値目標に基づいて進捗を測定することができ、評価や比較がしやすい利点があります。

ただし、達成不可能な目標を立てても意味がないので、これまでの実績や課題などを洗い出したうえで、実現可能な目標を立てることが重要です。

目標を徐々に上げていく

チームにおける成果や成長のためには、時には一定の困難やリスクを伴う目標を設定する必要があります。しかし、継続的な成果や進歩を維持するためには、モチベーションなどへの影響を考慮し、少し頑張れば達成できるといったラインで目標を立てることが重要です。目標の達成によりメンバーのモチベーションが高まり、成功体験を積み重ねることで自信が生まれ、より大きな目標に向けて取り組む意欲が高まるでしょう。

月報に記載した目標が達成できたら、翌月の目標は今月よりも少し高いものにしましょう。目標を少しずつ高く設定していくことで、結果的にチームメンバーのスキルやパフォーマンス向上に期待ができます。なぜなら、目標が高くなるにつれて、メンバーはより困難なタスクや挑戦に取り組む必要があり、より成長の機会が増えるためです。また、その都度達成感や自己成長の喜びを感じることができることで、継続的な努力や取り組みが可能になります。このようにモチベーション維持の意味でも、少しずつ目標を高くしていくことは大切です。

仮に今月の目標が「新規取引先を5店舗獲得」だったとしたら、翌月は「新規取引先を8店舗獲得」にするなど、徐々に上げていくようにしましょう。

目標の達成状況を記載する

月報に目標を書いておくだけでは、目標が達成できたのかどうかがわかりません。目標が達成できたのかできていないのか、結果もきちんと書いておきましょう。目標が達成できなかった場合は、その原因や対策も書く必要があります。

箇条書きや表を用いてわかりやすく書く

月報は上司やチームのメンバーなどに、自分の状況を伝えるためのものです。だらだらと書くと内容が伝わりにくくなるので、箇条書きや表を用いてわかりやすく書くようにしましょう。

結果の検証時は理由と対策も考える

月報をただ書いて終わりではなく、月の終わりに目標に対して結果がどうだったのか、しっかりと検証することも重要です。目標の設定から目標達成の評価、それに対するレビューやフィードバックなどを通じて、チームやプロジェクトの成果を客観的に把握し、次月への改善に活かすことができます。

さらに、理由と対策を考えるようにしましょう。そうすることで、目標達成のために効果的だったアクションや手法を特定し、良い結果をもたらした要因を洗い出すことで、成功体験の再現性を向上できます。また一方で、目標未達成の原因や誤ったアプローチを見つけ、改善策を立てることもできます。チームや組織の成長と改善のために必要不可欠なポイントであるため、検証時には理由と対策の考慮を欠かさずに行うようにしましょう。