契約解除通知書の書式と例文
契約解除を求める書類は、「通知書」と「合意書」の2種類があります。
家賃滞納や納期遅延、商品の欠陥などを理由に契約解除を求める際には、「通知書」として相手に送ります。クーリング・オフに関しても、「通知書」として内容証明で送ることが一般的。
このコラムでは、様々な契約解除の方法とともに、書類の書式や例文を紹介していきます。
契約解除通知書の書き方
契約解除通知とは、相手の信用状況悪化などの事由により、契約解除を求める時に送付する書類です。例えば、家賃が振り込まれない、納期が遅延しているなど、再三の催告を行なっているにも関わらず何の返答もない場合に契約解除通知を送ります。それでは、ケース別に契約解除通知書の書き方を見てみましょう。
ケース1：不動産
不動産に関する契約解除通知の場合は、建て替えや解体など、貸主の都合であるものと、家賃滞納や住民トラブル等による借主の信用状況悪化によるものなどが挙げられます。前者の場合は、急に退去を宣告されても借主は困ってしまいます。1ヶ月～2ヶ月先に明け渡し期間を見込んで解約の申し入れを行い、合意解約にもっていくケースが多いです。解約の場合は未来に向かっての契約が無くなるのに対し、解除の場合は、過去に遡って無かったことになりますので、原状回復義務が発生します。ただし、住居が解体される場合などは、原状回復義務は免除されることが多いです。
一方、家賃滞納など借主に非がある場合は、まずは家賃支払いの督促を行います。再三催告を行なったにも関わらず家賃が支払われない場合に解除通知をすることができます。1度の未払いで即刻解除通知を出すのは借主に対して酷であるため、目安としては3ヶ月以上の滞納があった場合と考えるのが一般的です。
家賃滞納を理由に契約解除する場合の解除通知書の例を挙げてみましょう。記載する項目は主に下記のとおりです。
- タイトル
- 誰が誰に、いつから貸している物件か
- 物件の所在地
- 滞納している家賃の期間
- 別途催告している場合はその日付
- 催告しているにも関わらず支払いが確認できていない旨
- この通知書をもって契約を解除する旨
- 明け渡し期限
ケース2：企業間取引
企業間取引において契約解除する場合は、予め締結されている契約書の記載事項を確認しながら進める必要があります。一度契約を結んだら、好きな時に解除できるわけではないからです。解除が認められる事由として、履行遅滞や履行不能などが挙げられます。別途解除事由の定めがある場合は、その限りではありません。継続的な取引関係がある場合は、解除事由が発生した時点で催告なく解除できるという条項が設けられる場合もあります。しかし、その点が明確になっていないと裁判に持ち込まれる場合もありますから、契約書を作成する段階でも解除事項について考慮しておく必要があるのです。請負契約の解除を行うための通知書を例に挙げてみましょう。記載する項目は主に下記のとおりです。
- 日付
- 宛名
- 差出人
- タイトル
- 誰が誰に、いつから依頼している請負か
- 請負作業の場所
- 履行遅滞、履行不能の内容
- 別途催告している場合はその日付
- 契約書の解除事項の条項
- 損害賠償を請求する旨
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クーリング・オフによる契約解除通知と内容証明郵便
契約解除は、一定期間内であれば無条件で契約を解除できる制度のことをいいます。主に訪問販売やアポイントセールス、エステや語学学校などのローン契約、キャッチセールスなどがクーリング・オフできる対象となります。通信販売や店頭販売などは、勧誘などではなく自分の意志での購入と見なされるため、クーリング・オフはできませんので注意しましょう。
断りきれずに商品を購入したが、よく考えたら必要なかったので契約解除したいという場合は、内容証明郵便を利用して申込撤回通知書を販売業者に送付しましょう。内容証明郵便は、法的証拠となる意思表示や通知記録を公的に証明してくれるものです。内容証明郵便は1枚あたり520文字以内と文字数が決まっていますので気をつけてください。また、1行20字以内、1枚26行以内で手紙を書き、同様の内容のものを3通作成しなければなりません。作り方がわからない場合は、消費者センターでも詳しく教えてくれますので、相談してみても良いでしょう。記載する項目は主に下記のとおりです。
- 宛先
- タイトル
- いつ、何をどのように購入したか
- 契約解除したい理由
- 申込撤回の意志
- 返金依頼
- 日付
- 差出人名
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契約解除合意書の書き方
契約解除の申し入れをして、相手方が解除に合意した場合は、一番スムーズに契約を解除することが可能です。例えば、不動産賃貸契約が1年更新の場合、期間満了をもって契約を終了させたい場合などに契約解除を申し入れ、相手が納得して応じるケースです。契約解除合意書はシンプルに記載します。誰と誰がいつ締結した契約を解除することに双方が合意したので合意締結する旨を明記します。いつをもって契約解除となるか正確な日付を記載します。万一解釈の疑義が生じた場合は協議の上解決にあたる一文も入れておくと良いでしょう。最後に、2通作成しお互いが保有する旨明記します。そして日付と両者の署名・捺印をもって契約解除合意書の完成です。
まとめ
契約解除に関わる書類は法律も伴うデリケートなものです。締結している契約書を確認しつつ、解除するにあたって正当な事由であるかどうかもよく確認しながら進めるようにしましょう。確認不足や見落としがあると、解除が認められない場合や、かえって訴えられてしまうケースもあるかもしれません。契約解除書類作成にあたっては、スムーズな解除が進められるようテンプレートを利用しながら、法律にも目を向けてみましょう。