商談の進捗をリアルタイムに管理したい｜IT’s 解決ナビ ～中堅中小企業の業務課題にITで応えます～｜bizocean(ビズオーシャン）

解決策1　営業報告とあわせて商談を管理する

商談管理といえば、多くの企業が使っているのがExcelなどの表計算ソフトだ。このExcelのシートには、会社概要となる顧客情報や顧客ごとの訪問頻度、商談の進捗具合から判断される受注確度、受注見込金額などが入力されることになる。このデータさえあれば営業マネージャも商談を管理しやすいはずだが、情報を入力するのは、1日中客先を回ってへとへとになって戻ってきた営業マン。1日の出来事を上司に伝える営業報告はもちろん、顧客からもらった宿題に関する相談、商談化したものがあれば個別に入力する商談報告シートなど、上司に報告することは山ほどある。「また同じ内容を入力するの？」と恨み節を口にしながらストレスをため込む営業マンのためにも、一発で簡単に入力できるしくみが欲しいところ。

図1　営業支援ツールの画面例
資料提供：ソフトブレーン株式会社

そんな時にオススメなのが、いろんな報告を日々の営業活動の中でストレスなく入力できるツール。これは、一般的に営業支援ツール(SFA：Sales Force Automation)と呼ばれるもので、顧客の企業情報はもちろん、接触した顧客の担当者の情報や実際に打ち合わせをした日時、話した内容、これまでの実績や将来の売上見込みなどが簡単に入力できる。このデータは日々の活動の中で自然に入力できるようになっており、同じ内容を何度も入力する必要はない。営業マンにとってはありがたいシロモノだ。

SFAはスケジュールを書き込む感覚で入力でき、その内容もプルダウンで選択できるよう工夫されている。例えば、担当者の名前や商談の時期はもちろん、受注確度、売上予想金額、売り込んでいる商品名など、事前に登録したものを選択するだけで商談報告を終えることができる。コメント欄には顧客から聞きだした具体的な内容、例えば競合している製品名や予算規模などを入力し、商談概要が具体的に上司に報告できるようになっている。

また、報告を受けた上司が営業マンに指示を書き込むことや、開発部門など他部門にも商談内容を共有する機能だってある。1つの情報を多くの人で共有できるため、同僚の営業マンにも進捗内容をつぶさに伝えることができるのだ。もちろん、携帯電話やスマートフォンからでも入力できるため、会社に戻って上司がいるタイミングを待つ必要もない。いつでもどこでも商談情報を報告し、上司は自宅にいても状況確認ができるようになる。つまり、ビジネスの基本的な「報告・連絡・相談」、いわゆるホウレンソウがこのツールの中だけでできてしまうスグレモノなのだ。

解決策2　情報共有とあわせて商談管理も行うようにする

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