マイナンバーの管理方針や利用目的を整理しましょう


個人事業主でも、従業員を雇っている場合はマイナンバーの管理が必要となります。税務署へ提出する法定調書に記載するためのものです。今回は、従業員や外注先などマイナンバーを預かる方へ向けて、取扱いの目的・基本方針を明示するための書式をご紹介します。

個人事業主が他の人のマイナンバーを利用する可能性は?

個人事業主でも源泉徴収義務者の場合には他の人のマイナンバーを管理する必要があります。
例えば、

・従業員を雇っている場合は従業員のマイナンバー
・外部講師や原稿執筆の依頼など個人へ仕事を発注した場合は発注先の個人のマイナンバー

この様な場合に必要となります。
尚、源泉徴収義務者でない個人事業主は外部の講師等への支払いも源泉徴収をする必要がなく、自分以外のマイナンバーの管理も必要ありません。ご自身が他の人のマイナンバーの管理も必要かどうか、あらかじめ確認しておきましょう。

マイナンバーを取得したら…

他の人のマイナンバーを預かる場合、支払調書などの税務署提出書類や従業員の雇用保険・社会保険等以外の場面でのマイナンバー利用が厳しく禁じられています。また、マイナンバーを含む個人情報が漏れないようにきちんとした取り扱いをする必要があります。
従業員の多い法人の場合、その管理方法を社内規程として定め、その通りに運用されているか適正な管理が求められています。ですが、個人事業主や従業員の少ない会社の場合は、事務負担が大きくなり過ぎないようにポイントを絞った適切な管理が必要です。

個人事業主によるマイナンバー管理のポイント

従業員の少ない事業者では、マイナンバーの主なチェック項目として以下のものが挙げられます。

①マイナンバーを従業員や取引先から取得する際、利用目的を伝えましょう。
②マイナンバーを取得する際には、番号が間違っていないかの確認と身元の確認が必要です。
③マイナンバーが記載された書類は、鍵がかかる引き出し等に大切に保管します。
④パソコンで管理する場合、ウイルス対策ソフトを最新にする等セキュリティ対策を行います。
⑤従業員の退職・契約終了等によりマイナンバーが必要なくなったら、データ削除やシュレッダーにより書類裁断するなど、きちんと削除・廃棄します。

マイナンバー利用目的の明示と基本方針

上記のとおり、マイナンバーを従業員や取引先から取得する場合には、まず相手にその利用目的を伝えなければなりません。
今回ご紹介する基本方針は、マイナンバーを含んだ個人情報をどういう方針で管理するか、またどういった目的で利用するか、そして質問・苦情窓口を明記したものです。イメージとしては、個人情報保護法のプライバシーポリシーに、マイナンバーに関する事項を盛り込んであるような形です。法令上必ずしも必要ではありませんが、マイナンバー管理にあたって重要なものとなりますので、ぜひこの書式を活用して従業員や取引先への周知に利用してください。

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