議事録のまとめ方
前回、メモを整理する際にレイアウトや表現のコツに触れてきましたが、やはり基本として身につけておきたいのは「会議の内容・流れを事前に掴んでおくこと」です。たとえば、複数の議題がある会議の中で、議題 1 の話をしているつもりが、実は議題 2 の内容も含んだ議論になっているケースなどがあります。このような状況を読み取って、メモを書き分けるためには議題の構成を事前に把握していることが前提となり、各議題の落としどころをあらかじめ理解しておく、少なくとも「読み」を持っておくことが判断の精度を高めるポイントです。つまり、会議中から議事録の完成形をイメージしたメモの取り方をしておけば、あとから項目ごとに整理するのは、それほど難しいことではありません。最後に「優れた議事録」に仕上げていくためのまとめ方をいくつか紹介したいと思います。
読みやすく項目・議題別に整理されている
まず、「読みやすさ」については、議事録のフォーマットを使用すれば項目や議題別に自然と整理がされます。また適度に余白を取ることで、文字がぎっしり詰まっている印象を与えないこともポイントです。議事録メモをもとに、文章の表現の仕方についてもシンプルなほど読み手に分かりやすく伝わります。たとえば、小学校5年生でも理解できる様に「端的・明瞭・具体的」に書くことを心がけましょう。
読みやすい文章になっているか？文章の意味が理解しやすいか？最後に何度も自分で読み返すことでピカピカの優れた議事録に仕上がることでしょう。
疑問が生じない様に、具体的に書かれている
読んだ人が「これってどういう意味？」とならないように具体的に書くようにしましょう。
たとえば「営業1課の問題点…パンフレット」と議事録に書いてあった場合、これだけではパンフレットの何が問題なのか、内容が悪いのか写真が悪いのか、印刷代が高いことが問題なのか、レスポンスが悪いことが問題なのか、その原因がわかりにくいと思いませんか。
読み手に疑問を抱かせない様にできるだけ具体的に書くことを意識しましょう。
行動しやすい様に、理由・目的が書かれている
議事録に「理由・目的を書く」という意味については、たとえば「営業1課が今後やるべきこと…テレアポ1人1日100件」とだけ書かれていると、従業員たちから「なぜ、こんな非効率なことをするのだろう？」といった不平不満が出る可能性があります。
議事録に「新規顧客を月10社獲得するために」という理由・目的が書いてあれば、従業員の皆さんも納得するでしょうし、不満が解消されないにしても、もっと効果的な代替案が出てくるかもしれません。いずれにしても読む手の立場で細やかな気遣いができるかどうかが、優れた議事録と言えます。
