始末書は、極めて重要度が高い文書

始末書は、度重なる失敗や不始末、重大なミス、犯罪など、時には人事評価やボーナス査定に影響の出るペナルティに繋がるような場合に必要となります。そのため、反省や不始末等の経過や理由だけではなく、先々に会社に対して生じる影響を含めての表現が求められます。

始末書は、上司の指示があってから作成します。
なぜなら、始末書は基本的に懲罰的な意味合いがあります。自発的に書くのではなく、上司から作成するように指示をされてから書きましょう。
言い換えるならば、始末書を書くことになるということは、会社からイエローカードを突き付けられたようなものです。まずは、極めて、重大な事態であるという認識が欠かせません。

反省、謝罪までで留めない

始末書の特徴的なポイントは、今後の最善処についてを必ず述べるという点です。

もちろん、会社に多大な迷惑をかける事態を起こしたのですから、反省や謝罪を述べることも必要です。
かつて、著名なタレントが飲酒による泥酔で迷惑行為を行い警察に連行された際、その後会社(所属事務所)の指示で、始末書を書いたそうです。それには、不始末の理由や経過はもちろんのこと、反省や謝罪にとどまらず、「二度と起こさない」と「会社の措置を受け入れる」弁が述べられていました。
このように、始末書には、再発をしないことと会社規定に則することまでを盛り込むことが欠かせないのです。

書き始める前に確認しよう

正直に!言い訳や正当化は、逆に悪印象を与えかねません。
誠実に!謝罪される側は、始末書の書き手の対応に注目をしています。自分の非に疑問がある場合でも、素直に罪を認めて謝罪をし、誠意を見せることが得策です。
わかりやすい・伝わりやすいこと!不始末の「簡潔さ・正確さ」が要求されています。事実に基づいて、客観的にまとめます。
顛末書と混同しない!顛末書と違って、必ずビジネスライティングとしての敬語の使い分けを成し、丁寧文で書かなければいけません。誠意を示すために必ず手書きで書くことも奨励されています。
用紙とインクも弁える!通常の社内文書とは別格な始末書は、社用箋を使うべきではありません。用紙は、白のB5またはA4、インクは、黒か濃紺のペン、封筒は白色の長形4号二重袋がよいでしょう。

始末書作成の5大ポイント

始末書には、以下の5つのポイントを含むようにしましょう。
①不始末の内容
②不始末の原因や理由
③反省とお詫び
④不始末を繰り返さないという誓い
⑤寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現
まず、この順番に、不始末に書くべきポイントを整理して、箇条書きにしてみましょう。その後、①から順番に文章につなげていけば、文章の流れがととのった始末書が書けるでしょう。
また、不始末の内容、原因、理由については、だらだらと詳細に渡って書くのではなく、事実関係のみを簡潔に書くようにします。
謝罪や再発しない弁も、回りくどい表現や長文にせずに、短文で低調ながらも潔い文章にします。繰り返して訴えることも、逆効果になりますので、やめましょう。

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