トラブルにならない御見積書・納品書・請求書の作成法

４年前に起業し、比較的取引単価の高いBtoB（法人間取引）をメインに仕事をしていると、御見積書・納品書・請求書が自らのビジネスの明暗を決する、重要なアイテムであると感じます。

このコラムでは、わたくしが日々の業務から学んだ、トラブルにならない各書類の作成法をお伝えいたします。

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明確化がトラブルを防ぐと再認識しましょう

御見積書・納品書・請求書の作成で一番ポイントとなるのは各項目を解りやすく明確に記述するということです。
これは基本中の基本なのですが、現実には御見積書・納品書・請求書といった書類のスペースが限られていることもあり表記が簡素化される傾向があります。
誰もが日々の業務の中で、お客様が勘違いされそうなポイントや取引先が誤解しそうなポイントというのは、いくつかピックアップすることができると思います。
これらの項目を優先的に御見積書・納品書・請求書に盛り込むようにしましょう。
また送料などの諸経費が発生する場合には「別途実費」などとせず、できるだけ具体的な金額を記述しましょう。

視点を変えて御見積書を作成してみましょう

もし仮にあなたがお客様から見積依頼を受けて、漫然と機械的に見積書を発行しているのであればそれは勿体ないことです。
御見積書とは取引の入り口であり魅力的なオファーであるべきです。
価格面での努力も重要ですが、単に安い価格を提示すればよいと言うものでもありません。

それよりも明確さと解かりやすさを心がけ、お客様や取引先が安心して検討できるような御見積書を作成することの方が重要です。
単なる価格表示に終始するのではなく少し視点をかえて御見積書を作成するだけで成約率は上がるかもしれません。
具体的な御見積書の作成方法については第２回のコラムでお伝えいたします

納品書を軽視しないようにしましょう

各企業において業務の簡略化が進められることに加え、メーカー直送に代表されるような流通形態の
変化に伴い納品書が発行されないケースも増えてきました。
業務形態によっては納品時に納品書を添付することが難しいケースも多いでしょうが可能な限り納品書は添付したいものです。
また納品書の添付が難しくなってきた現状を逆の発送で考えますと仮にメーカーや卸業者がお客様の名前で納品書を添付すればどれだけ喜ばれることでしょう。
これはひとつの付加価値サービスになり得ます。
作成に当たっては価格を明記しないことは当然ながら自社の名前を一切出さないことが重要です。

一般的な納品書の作成法については第３回のコラムでお伝えいたします。

請求書のポイントは何といっても完全回収

請求書のポイントは何といっても代金を支払っていただくことにつきます。
納品前に代金を受け取る前払いの場合や納品と支払いの同時履行の場合には問題ありませんが納品後にある一定の期間を設けて支払いを受ける後払いの場合には請求書が生命線であるといっても過言ではありません。
支払いスケジュールを明確に記述することを基本とし支払条件を明示することが必須となります。

具体的な請求書の作成方法と請求書を利用した代金回収の方法については第４回のコラムでお伝えいたします。

一歩進んで強力なビジネスアイテムに

まずは御見積書・納品書・請求書についていくつかの概要を述べてきました。
しかしコラムを書いているわたくしも起業当時はこれらの書類の作成が苦手で苦痛でした。

取引先と打ち合わせをしたり新たなプロジェクトを立ち上げるようなクリエイティブな仕事は楽しいのですが、御見積書などの取引書類を作成することは義務感ばかりで苦痛でした。
しかし御見積書や納品書・請求書などの取引書類が、実は新規のお客様を獲得したり、自社の安定経営に密接に関連するビジネスアイテムだと気づいてからは随分と考え方が変わりました。
このコラムではわたくしが実際の取引現場から学んだ書類作成の知恵を順に記していきます。
最後までぜひお付き合いください。