心を通わせるお礼状の書き方ガイド

第1回 お礼状を書く時に重要なタイミングと基本構成

2013/10/7

株式会社ナレッジステーション
代表取締役 伊藤誠一郎

心を通わせるお礼状の書き方ガイド第1回

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しっかりとした感謝の意を伝えることが末永い関係性を築く

人や会社からお祝いや贈り物、お見舞いをいただいたり、取引先を紹介してもらったり、あるいは自社が主催する会に出席してもらったりというように好意や尽力などを受けることは、ビジネスではとても頻繁にあるものです。そんな時は、お礼状を書き、感謝の気持ちをしっかりと相手に伝えなければなりません。しかし、そうしたあなたの感謝も正しい方法で伝えなければ、意味がありません。お礼状には、構成や表現、出し方について注意点があります。礼儀正しいお礼状の書き方を身につけて、相手と末永い関係性を築けるようにしましょう。

お礼状は、早いタイミングで出すのが基本中の基本

お礼状を出すタイミングは、くれぐれも注意しましょう。好意を受けたら、その当日、遅くとも3日以内には礼状を出すのが鉄則です。無意味に時間が経過してしまうと、お礼状を受け取った相手の喜びも小さくなってしまいます。お礼というのは、業務連絡ではなく気持ちの問題ですから、とにかく鮮度が大切です。万が一、出すのが遅くなってしまった場合には、その理由も言い訳にならない程度に書き添えるようにしましょう。しかし、そうならないように真っ先にお礼状を書く習慣を身につけるように心がけましょう。

お礼状の正しい基本構成を理解しましょう

お礼状の基本構成には、5つのポイントがあります。まず最初に「①今回お世話になったことへの感謝」を簡潔に伝えるようにします。次に「②相手の尽力による結果」と「③具体的なお礼」を書くようにします。ただ単に「ありがとうございました」ということを繰り返すのではなく、具体的に何がどう良かったのか、何に対して感謝しているのかを明確にすることが必要です。そして最後の締めくくりは、「④今後の決意または抱負」と「⑤引き続きの指導、支援のお願い」です。これから将来にわたっても支援をお願いすることと、その支援を無駄にしないために自分がどのように行動していくのかを伝えるようにします。

感謝の意が丁寧に伝わるように表現を工夫する

お礼状は、日頃の仕事で行っている連絡ではありませんから、丁寧で礼儀正しい言葉を使わなければなりません。例えば、頻繁に使われる「ご支援」や「ご協力」という言葉にも工夫が必要です。「ご尽力」「お骨折り」「お力添え」「労をとってくださり」といった表現を用いるようにしましょう。また相手の気持ちに対する感謝には、「ご厚情」「ご配慮」といった言葉を使うようにします。普段、あまり使い慣れない表現かもしれませんが、一度しっかりと身につけるようにして柔軟に切り替える習慣を持つようにしてください。

<続く>

提供元:ドリームゲート


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