第1回　お詫状を書く時に重要なタイミングと心構え

書きづらい、書きたくない気持ちを押さえて素早い対応を

お詫び状というものは、お礼やお祝いといった文章に比べてとにかく書きづらい、書きたくないものです。だからといって、後に延ばせば延ばすほど、ますます書きにくくなってしまいます。もたもたして時間が経てば経つほど、相手の苛立ちはつのる一方です。そして最終的に相手に呆れられてしまっては、二度と許しを請うことはできなくなってしまいます。ですから、お詫をする時は、できる限り迅速に対応することが欠かせません。逃げたくなる気持ちをしっかり押さえて、真摯に取り組みましょう。

単なる「すいません」「ごめんなさい」の連続は厳禁

通常、お詫びと言うと「すいません」「ごめんなさい」という言葉が思い浮かぶと思います。ところが、謝罪の念を強く示そうとするがあまり、これらの言葉を連発してしまうケースがよくあります。気持ちはよく分かるのですが、実際にはこれは逆効果になってしまいます。肝心なことは、「何についてお詫びするのか」というポイントを明確にすることです。しかも、それが相手の怒りのポイントと合っていなければなりません。まずは心を落ち着けて、相手は何に対して怒っているのか、自分は何についてお詫びしなければならないのかを正確に見極めるようにしましょう。

気をつけるべき基本的なお詫びの言葉づかい

ビジネスパーソンのお詫状の中で、意外にも基本的な言葉遣いを間違えている場合が多く見受けられます。例えば、「すいません」という言葉です。正しくは「すみません」と言わなければなりません。お詫状は、会話とは違いますから普段の言葉がうっかり出てしまわないように、ふさわしい表現を選ぶことも相手に対する礼儀です。また、「失礼を致しました」「大変失礼致しました」という表現もひと工夫が必要です。この場合、「まことに申し訳ございません」といった表現のほうが、改まった丁寧な印象を与えます。どちらも実に基本的な言葉の使い方ですが、SNSメッセージやEメールでのやり取りが多いと意外に忘れがちなポイントです。