第2回 売掛金残高一覧表を作成して、全得意先の回収状況を把握しよう

全得意先の売掛金状況を一覧するのが目的ですから、どんなに少額な取引の得意先であっても省略することなく記載しましょう。
得意先コード順に入力すると漏れが防止できます。
すべての得意先の入力が終わったら、グループ会社ごと、締め日ごと、支払い条件ごとなどに集めて表示するような工夫をするとわかりやすくなります。
「繰越金額には前回請求金額を記入します。右側の「入金欄」には、回収種類別に金額を入力します。
その合計額が「当月回収済金額」になるように数式を設定しておくと間違いがないでしょう。
なお、不要欄を削除して「値引き」欄を追加したり、「その他」欄と「備考」欄を設けておくと対応できる取引が広がります。

請求締め日は月末だけとは限りません。通常は１５日締めや２０日締めなどといった月末以外が締め日の得意先もあるでしょう。
そこで「当月掛売上金額」欄には、１日から月末までの合計金額を記入するのではなく、締め日を基準として前回請求締め日の翌日から今回請求締め日までの合計額を記入します。
そうすることで、請求額とその回収との対応状況がわかりやすくなります。
また、同じ「当月掛売上金額」欄には、消費税を含めた金額を記入します。確かに売上は消費税を含めない金額が正しいのですが、この表の目的は売掛金管理です。
売掛金には消費税分も含めますので、「当月掛売上金額」欄には、消費税込みの金額を記載します。

一覧表にすべての得意先を漏れなく記入したら、その次に行うことは、回収が遅延している得意先を目立つようにすることです。
具体的には、遅延得意先行の数字を赤色にしたり、その行の背景色を変えたり、字体を太くしたり、表上部に集めたりといった工夫をして、問題得意先がひと目でわかるようにします。
色も１色だけでなく、遅延状況に応じて色を使い分けるとよりわかりやすいものになるでしょう。また、設定した「与信限度額」欄を追加すると、売掛残高と比較ができます。
そして「備考欄」を設けて締め日や回収条件その他参考事項を記入すると、さらに回収状況が明確になるでしょう。いろいろ工夫をしていただきたいと思います。