仕事の生産性をグンッと上げるための書式10撰

2012/12/17

株式会社アリスカンパニー
代表取締役 長坂有浩

達人の専門分野について

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不況が長引く中、会社から仕事の生産性の向上を求められることは少なくありません。

例えば、
・1時間で1つしかできなかったことを2つ、3つこなす
・3人で行っていた仕事を1人でやらなければならない
など、思い当る節がある方は多いと思います。

しかし、「仕事の生産性を上げろ」と言われても、やり方に関して指導やアドバイスをしてくれる経営者や上司は少ないのが現状だと思います。

もちろん、自分なりのやり方を模索することはいいことですが、そのやり方が間違っていたとしたら…無駄な残業に繋がってしまったりなど、逆に生産性を低下させてしまう原因にもなりかねませんね。

そこで今回は、無駄な時間をかけずに仕事の生産性を上げるために役立つ書式をピックアップ。
またシーン別に活用できる書式もご紹介させて頂きます。

“こんな時は、この書式を使えばいいのか!”など、皆様に役立つ情報を提供できれば幸いです。

仕事の生産性をグンッと上げるための書式10撰

1
工程管理_04
おすすめ度:9点

活用のツボ
・まずは現状抱えているタスクをしっかり把握すること
・作業工程の予定と実績を管理することができます
・最初は、作業開始から完了までの期間は余裕を持つことをおススメします

2

活用のツボ
・長期プロジェクトは各工程にかかる工数を棚卸すること
・該当プロジェクトにかける1日の時間数もしっかりと考慮すること
・土日祝日を工数日に含まない様に注意

3

活用のツボ
・各タスクの完了までの期間を把握することができます
・営業時間を8時間と仮定し、1日何時間をタスクに割くのかを検討
・「何とか出来るだろう」という認識で作成すると、最後にしわ寄せがくるので注意

4
業務改善シート画像
おすすめ度:9点

活用のツボ
・現在行っている作業等が本当に効果があるのか、課題は何なのかを見極める
・効果が見込めなければ、思い切って”捨てる”のがキモ
・商品やサービスを見直す時にも使える書式です

5

活用のツボ
・業務改善時に利用できます
・すぐに改善できるタスクの優先度を上げ、取り掛かるべし
・引継ぎが必要なものは、早めに担当者に通達をすること

6

活用のツボ
・手軽に準備が出来るので、大晦日に準備し年明けすぐの配信が可能
・あくまで定型文。必ずオリジナルの情報を盛り込むことが重要
・最初と最後に絵文字(アスキーアート)を取り入れると、受取手に好印象

7

活用のツボ
・サーバーやサービス等のシステムエラーが発生した際にお客様宛に送るメール文です
・「いつ」「どこで」「何が」現状をしっかりお客様に伝えることで信用につながります
・発生してからメール文を作るのは効率が悪い。予めテンプレートを用意しておくと便利

8
納期遅延のお詫び
おすすめ度:7点

活用のツボ
・無いに越したことはありませんが…即時対応がキモです
・原因と今後のスケジュールをしっかり伝えること
・あくまでメール文です。原則「会ってお詫び」か「電話でお詫び」が最優先です

9

活用のツボ
・契約書のサンプルは1つ作成しておくと良いでしょう
・業務委託以外にも商品売買や請負契約など、シーン別に取りそろえると尚良いです
・個人で作成した内容に不安な場合は、専門家へ相談することをオススメします

10
表紙03(Orange)
おすすめ度:7点

活用のツボ
・お客様向けの提案書は、見た目にもこだわりを!
・サイト内には、提案書の表紙テンプレートの種類がいくつもあります
・色も選択できるので、コーポレートカラーに合った雛形を選択すると綺麗な仕上がりに

<完>

提供元:ドリームゲート

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