若者の早期離職を防ぐための安全衛生管理(事務部門)書式10撰

2012/6/25

株式会社トータルパートナー
代表取締役森泉 浩一

達人の専門分野について

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◆手続き業務
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労働・社会保険事務は電子申請を駆使し、速くて正確な処理を実現
助成金の申請も幅広く対応
◆相談業務
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育児休業や短時間勤務制度の活用など、「攻め」の経営により職場を活性化します
ワークスタイル・イノベーションを提案し、社員のモチベーションを高めます

トータルパートナーは「ヒト」に関する悩みをワンストップで解決し、経営の「攻め」と「守り」を同時にサポートします。

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「職場の安全衛生管理」という言葉を聞くと、一般的には工場などの生産現場における事故防止や衛生面の管理を思い浮かべると思います。
ところが、昨今事務部門における「安全衛生管理」の重要性が増大しています。

会社が社員と雇用契約を結ぶと、社員は「労働を提供する義務」を負いますし、会社には「職場環境改善義務」が発生します。この「職場環境」には、社員が気持ち良く働くことも含まれますので、相当広い範囲が対象となります。
さて、ここで問題になってきているのが「セクハラ」や「パワハラ」、「メンタルヘルス」などです。この部分は社員のやる気に直結してくるテーマですので、経営者としては看過できないところです。
特に最近では、若者の離職率を下げるという観点から関心が高まっています。
それでは、どのような書式が役に立つのでしょうか。

①問題の未然防止として職場環境を改善し、社内コミュニケーションを活性化させるツール
②問題が発生した時に初期段階で解決するツール
③問題が複雑化した時に必要となるツール
などがあります。
今回は①の「職場環境の改善」に役立つ書式を中心に紹介させて頂きます。

若者の早期離職を防ぐための安全衛生管理(事務部門)書式10撰

1
安全衛生管理規程
おすすめ度:10点

活用のツボ
・経営者・管理職の方々にとっては、最低限押さえておくべき規程になります
・この中に「快適な職場環境の形成」の項目がありますので、再度見直してみてください
・社員に周知徹底するとともに、自社の「安全衛生管理」への取組姿勢が顕れます

2

活用のツボ
・社員の行動基準を徹底するツールですので、この中に「職場環境の改善」を明示します
・人事評価の基準として、重要性を社員に意識付けしましょう
・1年または半年に1回、人事面接の中で自分の行動を見直す機会を作ります

3
集合会議報告書
おすすめ度:10点

活用のツボ
・職場の規模に応じて、「安全衛生委員会」のような会議を開催し定着化を図ります
・職場環境についての問題点の指摘やその改善策について話し合います
・経営者や管理職が主体的に取り組んでいるという姿勢を示すことが求められます

4
議事録03
おすすめ度:9点

活用のツボ
・会議で話し合われたことは議事録を作成し、社員全員に開示します
・会議のメンバーだけでなく、いかに社員全員が参加意識を持つかが大切です
・ここまでが、職場環境改善のための組織全体における取組みになります

5
業務日報05
おすすめ度:9点

活用のツボ
・個人の意見を吸い上げるツールとして、毎日必ず職場のトップまで回覧します
・「特記事項」欄に悩みや困ったこと、改善提案などをドンドン書くよう指導しましょう
・上司は本人の様々な意見に対して、必ずメッセージを記入するよう心がけてください

6
業務報告書03
おすすめ度:9点

活用のツボ
・職場に問題ありと感じたときに、上司または人事部へ相談するツールとして活用します
・相談内容についての守秘義務は厳守することを、事前にアナウンスしておきましょう
・相談への具体的な対応及びフィードバックも必ず実行してください

7
出勤簿01
おすすめ度:8点

活用のツボ
・悩みを抱えながら相談できない社員の方が心配、勤怠管理で早期発見が可能になります
・突然の無断欠勤や遅刻が発生したら、早期に本人に対して面談を実施します
・残業時間の長期化などによる疲労の蓄積状況を把握することも大事です

8

活用のツボ
・営業職員はやる気と成果とが相互に関連しますので、成果管理も心情把握に役立ちます
・定期的に成果管理のレビューを実施する中で気づくことが多いです
・成果の達成状況だけでなく、トレンドにも気を配り心情の変化を察知します

9
改善課題・対策報告表
おすすめ度:7点

活用のツボ
・職場全体として対策を講じる必要があるときに活用するツールです
・被害者がいるときには、その者の人権に配慮することが重要です
・ここでも経営者と管理職の決意の固さを、社員が見ています

10
指導報告表
おすすめ度:6点

活用のツボ
・指導対象者に対する、人事サイドからの指導の経緯を記録していきます
・解雇に発展する場合も想定して、対象者の反応など事実を具体的に記録していきます
・更生を目指しますが、処分の公平性は他の社員のやる気に直結すると心得ましょう

<完>

提供元:士業ねっと

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