営業ならサラッと書きたい取引先や訪問先に送る書式10撰

2012/6/4

株式会社ナレッジステーション
代表取締役 伊藤誠一郎

達人の専門分野について

ビジネスセミナー、研修講師。
指導テーマは、プレゼンテーション、word資料作成、会議の進め方、Excelビジネスデータ分析など。
これまでビジネスの最前線で活躍する中堅、若手ビジネスパーソン1200人以上に指導を行う。
豊富な具体例を用いて基本的な考え方から実践的な取り組みまで、常に実務を想定した解説に定評がある。
また、より実践的な力を身につけるためのプレゼンテーション個別指導や場所、時間に制約されることのないWEBセミナーの運営など様々なスタイルでビジネスパーソンのスキルアップを支援している。

お礼状依頼文書承諾書取引条件変更お詫び状照会状招待状依頼文書通知書

あなたを導く~達人の視点~

営業にとって外部との情報伝達は生命線です。
既存、新規にかかわらず取引先と円滑な関係を構築しなければなりません。また、その手段は対面での会話、電話、FAX、Eメールなど様々ですが、中でも特に重要なのが文書での伝達です。ビジネスでは、正式な意思表示、伝達は全て文書にして行わなければならないという慣習があります。
相手や場面、目的によっていろいろな種類の文書を使い分け、常に適切な言葉を用いて表現しなければなりません。昨今は、ネット上に豊富なテンプレートがあり、無料で自由に使うことができます。
しかし、実務上の用途に合わせて正確に物事を伝える、あるいはそこに自分の気持ちを表現しようとするならば、こうした定型的な雛形ではあまりに不十分です。
そこで今回は、営業なら自分の力でサラッと書き上げたい書式を選んでみました。それぞれの文書の役割と同時に儀礼的な表現方法についても是非参考にしてみてください。

営業ならサラッと書きたい取引先や訪問先に送る書式10撰

1
受注礼状
おすすめ度:10点

活用のツボ
・直接の挨拶や電話連絡の他にあえて文書にするとより気持ちが伝わります。
・形式的な御礼の他に自分ならではの言葉を付け加えて工夫しましょう。
・感謝と共に意気込みなどをさりげなく添えて熱意も表すようにします。s

2
訪問礼状01
おすすめ度10点

活用のツボ
・初めて訪問した相手には改めて事後に御礼を伝えなければなりません。
・顔見知りの相手に送るメールとは異なった礼儀正しい言葉を選ばなければなりません。
・今後の新たな展開につながるような要望も軽く添えることを忘れずに。

3
紹介依頼状
おすすめ度:9点

活用のツボ
・お願い事をする時は、口頭だけではなく書面にすることで相手の印象に残ります。
・顔見知りに送る場合でも、礼儀正しい言葉を使って真剣度を伝えるようにします。
・紹介以外にも何かお願いをする場合には、こまめに文書にする習慣を持ちましょう。

4
承諾書01
おすすめ度:9点

活用のツボ
・相手の依頼に対する答えをしっかりと書面で通知します。
・お願いばかりではなく、承諾を文書で伝えることで自分に対する信頼感が高まります。
・何よりもその仕事に対して自分自身が緊張感を持って取り組むことができます。

5
取引条件変更の交渉状
おすすめ度:8点

活用のツボ
・ビジネスでは、一度決めた事柄の変更をお願いする事は、意外にあるものです。
・ダラダラと言い訳がましくならないよう理由は簡潔に伝えなければなりません。
・具体的にどうして欲しいのか、要望はぼやかすことなく明確にします。

6
苦情へのお詫び

おすすめ度:8点

活用のツボ
・あまり書きたくない書式ですが、事が起こった時は迅速に対処します。
・回りくどい言い訳や経緯の細かい説明は必要ありません。
・今後の改善策や指摘してくれたことに対する相手への感謝をしっかり伝えます。

7
商品取引条件の照会状
おすすめ度:7点

活用のツボ
・照会状とは、相手に問い合わせて確かめるために書くものです。
・具体的な項目は、文章とは別に「記書き」を使って簡潔にまとめます。

8
創立記念祝賀会への招待01
おすすめ度:7点

活用のツボ
・催しの経緯や目的などを明らかにして相手の理解を求めるようにします。
・開催要項は、文書は別に「記書き」で簡潔に伝えるようにします。
・簡単な交流会や勉強会など、催しの大小にかかわらず書く習慣を持ちましょう。

9
値下げの依頼
おすすめ度:6点

活用のツボ
・無理を承知で相手に依頼をしなければならない場合、スマートな対応が求められます。
・自ら最大限の努力をしたことを伝えなければ、相手への依頼は成立しません。

10
書類送付のご通知
おすすめ度:6点

活用のツボ
・書類の名称、枚数、部数などを正確に記載します。
・確認だけでなく、回答など相手に依頼事項がある場合は、期限などを明記します。
・形式的な用件伝達だけでなく、近況報告をさりげなく添える工夫も心がけましょう。

<完>

提供元:ドリームゲート

« コラムの王様トップ »
このページの上部へ