最近は就職活動の場面でビジネスメールのやりとりが増えているようで「1通書くのに1時間かかった」、「ビジネスメールが億劫で活動開始が遅れている」等、悲痛な声を聞くこともしばしばあります。そこで今回は就活メールが初めてのビジネスメール、という初心者の方に向けた重要なポイントをいくつか絞ってご紹介します。

かたい言い回しをすることがビジネスメールではない

そもそも「ビジネスメールとは」というところで、多くの方が勘違いをしている様子なのが、かたい表現をするメールが、ビジネスメールだと思っていらっしゃることです。「よろしくご査収ください」ではなく「ご確認をお願いいたします」でも構いません。「幸甚に存じます」とあえて難しくせずに「幸いです」、「嬉しく思います」で十分です。自分にとって自然な敬語で書けばよいでしょう。慣れないかたい表現を、ビジネスメールの場面で使うと、失敗したり、不自然な印象を与えることもありますので要注意です。

件名は具体的に

文字数は、20から30文字程度。重要なキーワードを前に持ってきましょう。「昨日のメールについて」より「 【12月10日】面接のご案内、確認いたしました」、「【ご案内お礼】12月10日面接について」など、「メールがどのような内容か」ということが、タイトルから推測できるようにすることがポイントです。

詳細は過去記事をご覧ください。
第3回 ビジネスメールの型を身に付けよう【2】件名

本文は型が命

(1)宛名、(2)挨拶、(3)名乗り、(4)要旨、(5)詳細、(6)結びの挨拶、(7)署名 の7要素。ビジネスメールに必要なのはこれらの要素。そして順番を守ることです。毎回、これらが入っているか必ず確認をしてください。全くビジネスメールに慣れていない人でも、書くことができるようになる、基本の形です。

また、各要素に「具体的に何をどう書くか」を意識すれば、時間短縮にもつながるでしょう。複雑に感じる方は、電話と同じとイメージしてください。「(1)○○様でいらっしゃいますか、(2)お世話になります。(3)私○○大学の○○と申します。(4)本日○○の件でご連絡いたしました。(5)実は・・・。(6)それでは失礼いたします」そして、最後に(7)署名で締めます。

各要素の書き方ポイントは、「ビジネスメールの型を身に付けよう」の、第2回から11回を参考にご覧ください。

「押さえておきたいビジネスメール」記事一覧

テンプレート利用で注意すべきこと

ネット上にあるテンプレートの利用自身は、悪いことではありません。ただ受信側に「どの会社にも、このメールを使いまわしているのだろう」と思われると、マイナスです。文章をそのままコピーするのではなく、あくまで書き方の参考にする程度にしましょう。

また、2通目以降、うまくテンプレートが見つからず、メールのレベルが大きく落ちてしまうこともあります。できれば1通目から、ビジネスメールの型や必須事項を理解して、自分の言葉で書きたいですね。

ビジネスメールは奥が深い

先ほど、件名についての基本をご紹介しました。しかし、上級者になると「お互いが認識できる固有名詞を書く、相手が後で検索した時に引っかかりやすいキーワードを盛り込む、相手に望む行動を書く、受信者が必要としている事柄を書く」等、「相手の時間を奪わない、惑わせないことがマナー・配慮である」という視点から、メールを書くようになります。

もちろん、挨拶一つでも、初めてのやりとりの場合、相手との距離感、これまでのやり取りの経過などで、使い分けます。ビジネスメールはコミュニケーションツールの1つであるため、とても奥が深いのです。

社会人になっても、急にビジネスメールが書けるようにはならない

当然新入社員になったからといって、短時間で完璧なビジネスメールが書けるようになるわけではありません。社員研修では「名刺交換や接遇」の研修はあっても、ビジネスメールのマナーや書き方を教えてくれる企業は1割に満たず(※)、自分で学ぶしかない状況です。

(※)出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2015」

こうした事情からも、就活の準備の1つとして、ビジネスメールを最初からきちんと学ぶことをおすすめします。一度学ぶだけで、就活時点はもちろん、その後何十年と、あなたの社会人スキルとして役に立つことでしょう。

セミナー情報

本記事の筆者が所属する「一般社団法人日本ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。ぜひ、ご参加ください。

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