第28回 相手に不快感を与えてしまうメールとは

ビジネスメールの体をなしていない

ビジネスメールには型があり、流れがあります。ビジネスメールに慣れている方は無意識にこの流れを把握しているため「宛名がない」「挨拶がない」となると、読み進めたときに違和感を覚えるのです。また「名前を名のることも、知らないなんて」など、相手のビジネススキルの低さに不快感を覚える方もいます。

ある方は、取引先の担当者からのメールに署名がなく「毎回名刺から電話番号を探さなければならず、不親切。連絡を取りたくないから、わざと署名を入れていないのではないか」とおっしゃっていました。ビジネスメールの型の通り書いていない、署名がないだけで、こんな風に相手に疑問を抱かせ、不快感を与えてしまっている恐れがあることを、知る必要があります。

宛名の会社名、名前が間違っている

宛名はメールの冒頭にあること、また自分自身の会社名や氏名が入っているので、間違いに気がつきやすいポイントです。誤字脱字に関しては「ある程度お互い様」という認識も一般的ですが、その方いわく「名前すら覚えてもらえていない、結局自分はどうでもいい存在だということ」とのことでした。さらに「こういうミスをされる方は、仕事でも配慮が足りず、ミスが多いと思われても仕方ない、一緒に仕事をしようとは思いませんね」とのこと。厳しいお言葉のようにも思いますが、評価としては仕方のないこと。私も身の引き締まる思いでした。対策としては、送信前に、相手の署名として記載されているお名前と、宛名を比較し、確認をするとよいですね。

こちらからの文面に対して、回答が明らかに短い

文面に心を配り送信したメールに対して、返信の内容が「はい、かしこまりました」「いえ、結構です」とだけ書いてある。この場合「冷たい」印象を受ける方が多いようです。「そんな短い返事しかできないくらい、忙しいのか」「私に対しては、そもそも配慮するつもりがないのでは」そんな風に感じる方もいらっしゃいます。

無理に返信の文章を長くする必要はありませんが、相手からの文面に対して、回答がシンプルになる場合は、最後に「ご配慮いただき、ありがとうございます」「お忙しいと思いますが、体調にお気をつけください」など、自分の気持ちを表現する文章を一文入れるだけで、大きく印象を変えることができます。

まずは基本の書き方を守る。その上で感覚の違いに配慮する

まずはビジネスメールの共通ルールとして書き方の基本に沿うこと、そして相手の受け止め方や感覚に顧慮しましょう。

こうしたビジネスメールのコラムなどから、折に触れビジネスメールに関するスキルアップを図るのも良いですし、自分のメールに不快感や違和感がないか周囲に尋ねて、自分以外の方の感覚を知ることも有効です。あなたのメールが不快かどうかを決めるのは、受信した相手です。自分のルールや感覚が一般的だと思い込み気づかない間に、不快感を与えないように、常に気をつけたいですね。