第16回　出来る！アポイントメールのコツ

必須事項

「面談の主旨・目的」
「日付」
「時間」
「場所」

あらかじめ分かれば追加したい事項

「面談の見込み所要時間」
「面談の主旨・目的に関して補足」
「具体的に聞きたい内容・ポイント」
「こちら側の同行者とその役職」
「事前資料の添付」

相手への希望があれば追加したい事項

「相手側で同席してほしい人」
「相手にあらかじめ用意してほしい資料・データ」

など。

上記の事項を書くにあたっては、留意してほしいポイントがいくつかあります。

日付と時間

日付を書くときは、曜日も入れましょう。そして、時間は「15:00」というように24時間表記をすると、分かりやすく、日付や数字の見間違えといったミスがありません。

場所

相手や自分の社内など、お互いに知っている場所なら良いのですが、もしも外部の場所を使う場合は、建物の名称、会議室の名称、階数、住所、電話番号、アクセス方法、地図のURL、（相手が車の場合）駐車場の情報、緊急連絡先などがあるとよいでしょう。

時期

たとえば月末や期末、年度末、出張明けの日など、相手が忙しい時期があらかじめ分かっている場合にはなるべくそれを避けるなど、相手の状況を踏まえるようにしましょう。

その他

自分にとってどんな立場の相手であっても、相手の貴重な時間をいただくという感謝の心をもってメールを書くようにしてください。感謝の気持ちは、おのずと文章に表れます。「ご多忙のところ恐れ入りますが」「貴重なお時間をいただき申し訳ありませんが」といった表現を使うと良いでしょう。夏であれば、「当日はクールビズで伺います」といった一言もいいかもしれませんね。

いよいよアポイントの日が近づいたら、「リマインドメール」を送ると親切です。「リマインド」とは、人に何かを「思い出させる」という意味です。これによって、日時の思い違いや土壇場キャンセルが回避されることがあります。また、アポイントが終了したら、「お礼メール」を送るといいでしょう。あなたの印象がさらにアップしますよ。